Jeder von euch übernimmt im Lauf eines Monats alle drei Rollen – Empfang, Klinik und Administration. Das ist kein Zufall: So bleibt die Praxis auch dann verlässlich, wenn jemand ausfällt, und die Arbeit verteilt sich fair auf alle drei.
Wenn jede von euch dauerhaft immer dieselben Aufgaben hätte, würde die Belastung sehr ungleich verteilt sein – Empfang und klinische Assistenz sind spürbar zeitintensiver und fordernder als administrative Tätigkeiten. Das wäre auf Dauer weder fair noch gut für die Stimmung im Team. Deshalb arbeiten wir mit einem 3-Rollen-Modell, das wöchentlich zwischen euch dreien rotiert. Das hat drei konkrete Vorteile für uns alle:
Was: Anmeldung, Telefon, Terminvergabe (Timify), Kassenabschluss/Belegcheck, Patientenkommunikation (Mails, Rückrufe, Medikamentenbestellungen für Patient:innen, Befunde kommunizieren), Rezept-/Dauermedikation (e-Medikation/ELGA-Pflege).
Warum diese Bündelung: Alles, was den ersten und letzten Kontaktpunkt mit unseren Patient:innen betrifft, liegt bewusst in einer Hand – so bekommen Patient:innen konsistente Auskünfte und wir vermeiden doppelte oder widersprüchliche Kommunikation.
Was: Blutabnahme/Labor richten, Injektionen/Verbände/Vitalzeichen, Assistenz bei mir in der Ordination, VU-Untersuchung anlegen & vorausfüllen, Labor-Übermittlungskontrolle (Logomed), Sono-Vorbereitung, tägliche GPP-Kontrolle, Instrumentenaufbereitung/Desinfektion.
Warum diese Bündelung: Das sind die medizinisch-fachlichen Tätigkeiten nah am Patienten bzw. an mir – sie erfordern Konzentration und sollten nicht durch Empfangs- oder Verwaltungsaufgaben unterbrochen werden.
Zusatzrolle: Hygienebeauftragte – verantwortlich für Erstellung und jährliche Evaluierung von Hygieneplan und Hautschutzplan. Diese fachliche Verantwortung bleibt unabhängig von der wöchentlichen Rotation bei einer festen Person, damit Hygienestandards konsistent weiterentwickelt werden.
Was: Befundbearbeitung, Tagesliste- & Abrechnungscheck, VU-Ana-Kontrolle, Apotheken-Bestellung, Tagablage, Projekt-/QM-Aufgaben (SOPs etc.), Materialbestellung (Nicht-Medikamente).
Warum diese Bündelung: Diese Aufgaben lassen sich zeitlich flexibler erledigen als Empfang oder Klinik – dadurch kann Rolle C bei Bedarf kurzfristig aushelfen, wenn es an der Anmeldung oder in der Klinik eng wird, ohne dass etwas liegen bleibt.
| Woche | MA 1 | MA 2 | MA 3 |
|---|---|---|---|
| KW 1 | Rolle A | Rolle B | Rolle C |
| KW 2 | Rolle C | Rolle A | Rolle B |
| KW 3 | Rolle B | Rolle C | Rolle A |
| KW 4 | Rolle A | Rolle B | Rolle C |
(Muster wiederholt sich danach)
Warum immer montags: So werden angefangene Vorgänge (z.B. Befund-Rückstände) nicht mitten in der Woche übergeben – jede startet ihre Rollenwoche mit einem klaren Schreibtisch.
Bei Krankheit oder Urlaub: Die Mitarbeiterin mit der Rolle des Vortags übernimmt zusätzlich die Kernaufgaben der fehlenden Kollegin, bis die reguläre Vertretung greift. So bleibt zu jedem Zeitpunkt klar, wer für was zuständig ist.
Empfang und klinische Assistenz sind die Bereiche mit dem größten und am wenigsten planbaren Zeitbedarf, weil sie direkt vom Patientenaufkommen abhängen – besonders am Vormittag, wenn die meisten Patient:innen kommen. Administrative Aufgaben (Befunde, Abrechnung, Bestellungen) lassen sich dagegen flexibler über den Tag verteilen und auch in ruhigeren Phasen erledigen.
Was das für euch bedeutet: Am Vormittag ist mit spürbar höherer Belastung an Empfang und Klinik zu rechnen als im Tagesdurchschnitt. Genau dafür gibt es die Springer-Funktion von Rolle C – zögert nicht, sie in stark frequentierten Phasen aktiv um Unterstützung zu bitten, statt allein durchzuhalten.
→ Details je Tätigkeit siehe Tagesablauf.
Neben der Tagesroutine gibt es wiederkehrende Aufgaben, die unsere Praxisqualität langfristig sichern – etwa das Schreiben von SOPs für unsere Geräte, die jährliche AUVA-Evaluierung oder die Vorbereitung auf die ÖQMED-Selbstevaluierung. Diese Aufgaben sind federführend bei Rolle C, fachspezifische Themen (z.B. Hygiene) bei Rolle B. Details siehe QM-Projekte & Fortbildung.